¿Qué es un ERP y para qué sirve?

En pocas palabras, un ERP es un sistema de gestión de la información de la empresa que integra todas las áreas y las intercomunica de forma que mediante la explotación de estos datos podemos hacer crecer nuestra empresa aplicando los procesos de negocio necesarios.

Si decidimos implementar un software de gestión, lo primero es saber que es un ERP y para que sirve en una empresa. Con él, vamos a conseguir optimizar todos los flujos de trabajo de nuestra organización, así como los flujos de datos puesto que todos ellos estarán centralizados en una única base de datos y serán accesibles por aquellos usuarios que necesiten estar informados.

¿Qué es un ERP?

Las siglas provienen de Enterprise Resource Planning. Un ERP es un sistema de información, o lo que es lo mismo, un conjunto organizado de elementos relacionados orientados al tratamiento y administración de la información. Integra y automatiza muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de nuestra empresa, evitando el uso de distintos programas de software que pueden provenir de distintos fabricantes.

Los ERP son sistemas modulares, donde cada uno de los módulos gestiona las funciones de un área empresarial distinta. Por ejemplo…

• Nóminas
• Finanzas
• Contabilidad
• Gestión de proyectos
• Logística
• Pedidos
• Facturación
• Y un largo etcétera.

Como todos sabemos, estas áreas realizan distintos trabajos y funciones que están interrelacionados compartiendo la información.

Así, a la hora de vender nuestros productos podremos estudiar previamente los costes de personal (RRHH), los costes de compra de material (Compras, Stock), costes de producción y almacenaje (Logística), etc., y mediante un estudio de estos costes aplicar un margen de beneficio mínimo que queremos obtener en nuestra facturación.

Principales ventajas de un ERP

• Optimizar nuestros procesos empresariales
• Acceder a información fiable y precisa
• Permitir compartir esta información entre todos los miembros de la empresa
• Eliminar datos y operaciones innecesarios

Un ERP es un sistema complejo, y por eso, la consultoría previa es clave (tanto técnica como de negocio). Con ella, podremos realizar todas las adaptaciones que necesitemos para nuestro trabajo diario. Si además decidimos integrar un CRM obtendremos beneficios relacionados con la administración de clientes, enfocados sobre todo a la satisfacción final y de forma relacionada el incremento de nuestros resultados mediante el análisis de la información.

¿Cómo funciona un ERP?

Cuando comenzamos a trabajar con un modelo de software ERP, debemos elegir uno que nos permita la integración de todos nuestros departamentos y los datos que éstos generen y debemos buscar una gran modularidad y adaptabilidad. De esta manera, el sistema trabajaráe para nosotros y no seamos nosotros los que estemos trabajando para el sistema.

El ERP de Ahora Freeware nos permite una modularidad total y es 100% adaptable a las necesidades de cada cliente. Podremos aprovechar los módulos estándar que nos ofrece y además implementar todos aquellos sistemas personalizados que necesitemos. Las principales ventajas que obtenemos al comenzar a utilizar Ahora ERP son:

• Aumentar nuestra eficiencia: tener todos los datos centralizados en una única base de datos permite interoperar entre todos ellos sin necesidad de acudir a distintas fuentes de información para obtener un informe completo, veraz y que nos ayude en nuestra gestión diaria.
• Nos ayudan a reducir costes, puesto que al tener cualquier tipo de gestión integrada en el E.R.P. evitamos el uso de otro software. Tenemos todas las gestiones de nuestra empresa centralizadas en un único software.
• Ayudan a aumentar el beneficio empresarial. Gracias a los estudios de costes y gastos que podemos obtener en función de la producción y las compras, podemos decidir en cada momento el mejor margen de beneficio a la hora de vender nuestros productos y servicios.

¿Qué ventajas obtengo con un ERP?

Además, hay que tener en cuenta que se trata de un sistema 100% personalizable, tanto a nivel de empresa como de usuarios del ERP.

Cada usuario tendrá acceso solo a la información que necesite siendo invisible para él todo el resto de los datos que no necesite en su desempeño. Y debemos tener en cuenta que Ahora Freeware permite unos niveles de personalización muy altos a nivel de programación.

Esto permite cubrir las necesidades de todos nuestros clientes con un presupuesto ajustado y asequible.

Adicionalmente a nuestro ERP,  podemos trabajar de manera simultánea con Ahora CRM Express (Customer Relationship Management).

Esto nos permitirá optimizar nuestras relaciones con el cliente. En una única herramienta podremos centralizar nuestra agenda con el cliente, consultando previamente a nuestras reuniones toda la información que disponemos de él: contactos y encuentros anteriores, ventas realizadas, presupuestos ofertados, etc. Un sistema CRM configurado de acuerdo con nuestras necesidades nos permitirá optimizar nuestros tiempos y ser mucho más rentables para nuestro negocio.

La seguridad en un ERP

También debemos tener en cuenta un aspecto básico del ERP: la seguridad.
En un ERP se puede limitar el acceso para que ciertos perfiles no puedan acceder a datos sensibles. Además, estará cumpliendo con normativas a nivel europeo como la RGPD. Pero no solo esto, sino que también guardaremos un registro de transacciones detallado por usuario, pudiendo conocer en cada momento quién ha hecho qué y de esta forma depurar responsabilidades en caso de una pérdida o desastre de datos.

En un ERP, la información es poder

Finalmente, la última gran ventaja que nos ofrece un ERP es la elaboración de informes que nos ayudarán a tomar decisiones cuanto a planificación, gestión y control.

El ERP de Ahora dispone de una amplia colección de informes de todo tipo: proyectos, ventas, compras, stocks, costes…

Por supuesto, una de sus principales características es el alto nivel de personalización en la configuración de los datos que queremos extraer. Una vez tengamos filtrada la información podremos exportarla mediante el uso de suites como Office 365. Por ejemplo, podremos trabajar información de ventas o compras en una hoja de cálculo y elaborar gráficas de evolución temporalizadas.

Ante todo, hay que tener clara una premisa muy importante: Un ERP es la herramienta, no es la solución.

Ahora ya sabes que es un erp y para que sirve. Este sistema necesita que los usuarios carguen los datos y los mantengan actualizados para que luego el software sea capaz de analizar la información que contiene.

Y tu… ¿ya tienes un ERP en tu empresa?