El ERP es cada vez más utilizado tanto en pequeñas como en grandes empresas. ¿Qué supone este sistema de gestión en una compañía? ¿Cuáles son las ventajas del ERP?
Si no sabes lo que es un ERP y quieres conocer más sobre este software, puedes visitar nuestro siguiente artículo: ¿Qué es un ERP? Para obtener una definición del ERP basta con traducir sus siglas del inglés (Enterprise Resource Planning): sistema de planificación de recursos empresariales. Pero, a partir de aquí, la definición de las funciones de un sistema de gestión ERP puede ser muy amplia aunque, en definitiva, se caracteriza por agrupar las distintas operaciones internas de una empresa, integrando las bases de datos en un solo entorno.
La implementación de un ERP destaca por las posibilidades de obtención de información a tiempo real, con las ventajas que esto supone para la toma de decisiones y el ahorro en costes y tiempo. Por ello, esta solución para empresas se suele caracterizar por el retorno de la inversión inicial y la rápida implantación y mejora en los procesos, cuando existe un ERP adaptado a la empresa y los empleados han recibido la formación adecuada.
En este post exploramos las ventajas que han llevado a miles de empresas a instalar este tipo de sistemas y damos respuesta a algunas de las preguntas más comunes a la hora de plantear la implementación de un ERP en una empresa: ¿Es eficiente en todas las empresas?, ¿cuál es el tipo más adecuado? o ¿se recuperará la inversión?
Ventajas financieras y funcionalidades de un ERP:
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Administración más eficiente
La principal función del sistema de gestión ERP es facilitar una administración más eficiente. Entre las múltiples aplicaciones de la solución ERP se cuentan la automatización de procesos, contabilidad y finanzas, compras, ventas, stock y almacenes, gestión documental, escalabilidad… De esta forma, la administración, los datos de procesos de manufactura, las ventas o cualquier parámetro a tener en cuenta en un negocio están unificados en un solo sistema de información.
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Adaptación a las necesidades de tu empresa
La administración más eficiente va muy ligada a otra de sus ventajas, la clave en este tipo de sistemas: se adaptan a las necesidades de la empresa. La razón es que los tipos de empresas que utilizan un ERP son de lo más variado en tamaño y en actividad económica, con sectores tan dispares como la agricultura, servicios profesionales, transporte, alimentación o sector sanitario.
En este sentido, existen dos tipos de soluciones ERP: las soluciones a medida y las estándar. Los sistemas a medida están exclusivamente diseñados para un negocio, mientras que los estándar o modulares parten de un programa ya diseñado al que se le hacen modificaciones en base a las necesidades. Esta última se trata de una opción muy adecuada, ya que supone una menor inversión que la primera y la personalización es tan amplia que la solución resulta muy ajustada en la mayoría de los casos.
Así, los programas de gestión ofrecen la posibilidad de configurar según las necesidades del sector y de la actividad y, posteriormente, con diferentes indicadores para cada uno de los usuarios que lo utiliza, según su puesto de trabajo.
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Obtención de datos reales y unificados
El sistema ERP supone una base de datos unificada, que evita duplicidades de datos y favorece el intercambio de datos interdepartamental. Este sistema de información es perfecto para obtener datos sobre los procesos y realizar análisis e informes, gracias a la centralización de la información.
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Mejora en la toma de decisiones
Las funcionalidades del ERP permiten obtener datos reales actualizados, obteniendo así una radiografía en tiempo real de la compañía que permita tomar decisiones en algunos de los aspectos calve, como puede ser la organización o las ventas. Con un buen análisis, los datos de este sistema de información ayudan a mejorar los procesos en una empresa y a obtener una idea de cómo se puede desarrollar el escenario futuro.
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Disminución de costes
La información centralizada y la obtención de datos reales permite que se tomen las decisiones más acertadas en función al conocimiento obtenido, con el ahorro en tiempo y dinero que esto supone. Una de las desventajas que muchas a las que muchas veces se alude sobre este sistema es su inversión aunque, en realidad, si el sistema se utiliza de forma adecuada, se acaba recuperando fácilmente, mientras que es posible crecer en base a información real, completa y unificada.
¿Qué gana tu empresa al instalar un ERP?
En resumen, ¿qué gana tu empresa al instalar un sistema de gestión ERP?
Las ventajas más destacadas por los usuarios es que mejora la productividad, suprime las barreras de información interdepartamentales y centraliza la información para la toma de decisiones.
Sin perder de vista que la gestión eficiente de los recursos supone a medio-largo plazo un ahorro para tu negocio. Y funcionar de manera eficiente se traduce en un ahorro no solo de dinero, sino también de tiempo. En la actualidad, ya lo utilizan tanto grandes empresas multinacionales como pymes e incluso autónomos, que se benefician de las ventajas de una tecnología implantada a medida.
