¿Cómo hacer una base de datos de clientes?

Una base de datos es un conjunto de información que pertenece al mismo contexto, en este caso, sobre clientes. Está ordenada sistemáticamente para que posteriormente se pueda recuperar, analizar y transmitir.

En la actualidad, casi todas las empresas cuentan con una base de datos, bien por requerimientos legales o bien como parte de su estrategia de negocio. Las grandes empresas cuentan desde hace tiempo con su sistema de datos ordenados sobre clientes y ahora son cada vez más las pymes y los autónomos que comienzan a trabajar con este sistema.

Es fundamental comenzar lo antes posible para conseguir obtener un mayor número de datos no solo de nuestros clientes actuales, sino también de nuestros clientes potenciales. Pero ¿para qué sirve una base de datos de clientes?

¿Para qué sirve?

Aunque cuesta un tiempo crear una base de datos amplia, pronto se puede comenzar a utilizar y disfrutar de sus posibilidades:

Bases de datos de clientes

  • Búsquedas

Una base de datos permite que puedas buscar a tus clientes de una forma sencilla, por ejemplo, por su nombre y apellidos.

  • Filtro y segmentación

Si no queremos encontrar a un cliente concreto sino a un conjunto de públicos que reúnen unas características comunes podemos utilizar por ejemplo filtros de sexo, edad o localización. Así, podremos crear segmentos de clientes que reúnen las mismas especificidades y con los que podremos utilizar estrategias similares.

  • Email marketing

En el email marketing el mensaje comercial llega directamente a los usuarios por correo electrónico. Se trata de una técnica del marketing muy utilizada y para la cual es indispensable que contemos con una base de datos. Si la base de datos es de calidad y puedes filtrarla muy bien, será mucho más útil ya. De esta forma, podrás enviar tus emails segmentados y personalizados (por ejemplo, incluyendo el nombre de la persona).

  • Campañas de Fidelización

Del mismo modo, podemos iniciar campañas de fidelización con cupones, descuentos y ofertas que podemos realizar no solo por email, sino en persona o por teléfono.

  • Detectar nuevas oportunidades de negocio

Tener esta información permitirá que puedas analizar mucho mejor los datos de nuestros clientes y de nuestros potenciales clientes. Este estudio puede abrir también las puertas a nuevas oportunidades de negocio que de otra forma no habríamos detectado.

Creación paso a paso

Finalmente, vamos a ver qué hay que tener en cuenta para crear una base de datos que sea útil y sólida desde el principio:

  1. Escoger el soporte de la base de datos

Lo primero de todo, deberás escoger un Software de gestión para la base de datos. En Goya Soluciones Informáticas ofrecemos la instalación de un programa CRM que permite llevar a cabo una gestión completa de tus oportunidades y clientes potenciales.

Es imprescindible que sea el mismo para todos los datos. Ten en cuenta que dentro del propio programa podrás filtrar, así que no hay problema en ese sentido. Por ejemplo, se puede utilizar para separar los clientes que han realizado alguna compra y los que solo han mostrado interés.

  1. Definir el objetivo

¿Para qué queremos la información de nuestros clientes? Es fundamental definir el objetivo: por ejemplo, poder realizar el mantenimiento del producto vendido, iniciar campañas de fidelización, de email marketing…

En función de nuestros objetivos, hay que determinar también los datos obligatorios y opcionales que necesitaremos. La cuestión no es poner un excesivo número de campos, sino prever cuáles podremos utilizar luego. Por ejemplo, el nombre para dirigirnos personalmente al usuario en una campaña de email marketing o el sexo y la edad para las de marketing online.

  1. Vías para obtener información

Si has creado una base de datos es imprescindible que no pierdas la oportunidad de recabar los datos de tus clientes cuando realizan una transacción, pero también cuando muestran interés en tu producto, por ejemplo, con la ayuda de un formulario web.

  1. Tener en cuenta la privacidad

Finalmente, ten en cuenta que tendrás que someter esta información a las exigencias del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que establece obligaciones para la protección de datos de carácter personal en las empresas y administraciones.

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